בסיס הנתונים המומלץ לעבודה, הינו טבלה בגיליון גוגל שיטס, בעת מילוי טופס רישום,הנתונים יועברו אונליין לטבלה, ובעת ביצוע התשלום בכרטיס אשראי תתעדכן אוטומטית הרשומה של הילד לסטטוס "שולם".
היתרון שניתן להגדיר דוחות אונליין לפי כל פרט בטופס מה שהכרחי בניהול הקייטנה, כמו הזמנת חולצות, אוטובוסים חלוקה לכיתות ועוד….
בנוסף ניתן לבצע בקלות את החלוקה לקבוצות, ולקבל את הרשימות של הקבוצות בצורה אוטומטית